PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

Sistem kartu kendali disebut juga dengan sstem pola baru. Dimana system ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang memeliki volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Sedangkan kartu kendali sendiri merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampain, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sfungsi kartu kendali, sebagai berikut :

Ø  Sebagai alat pengendali  surat masuk atau surat keluar

Ø  Sebagai pelacak surat

Ø  Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

Ø  Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :

Lebih efesien dapat membedakan sifat surat (peting, biasa dan rahasia ) karena lembarannya berbeda

Ø  Menghilangkan pencatatan yang berulang

Ø  Mudah melacak lokasi surat yang sedang dip roses

Ø  Memudahkan penyusunan arsip

Ø  Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Format kartu kendali dan cara pengisiannya

Kartu  kendali berukuran 10 cm x 15 cm dimana terdiri dari 3 lembar dan biasannya dicetak menggunakan carbon copy.

Indeks         : Sejahtera, PT	Tgl                      :  05 November 2012 No. Urut             :  1             M/K : M	Kode  : Se
Isi Ringkas :  Pesanan barang                        10 Unit Komputer Merek Toshiba                        10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran   : 1 Lembar	Tgl. Surat        :  03 November 2012	No. Surat : 13/A/XI/12
Dari            :  PT Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat
Kepada      :  PT Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan
Pengolah    :  Bagian Keuangan		Paraf   :
Catatan      :  -

Kolom Indeks                        :    diisi dengan masala surat, sesuai dengan system penyimpanan.

Kolom Tgl, No Urut, M/K     :    diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat, sedangkan nomor urut diisi dengan nomor urut pada saat hari itu, kemudian ika M dilingkari dimaksudkan bahwasannya surat tersebut terasuk surat masuk.

Kolom Kode                          :    Diisi berdasarkan sesuai kode indeks yang digunakan

Kolom Isi Ringkas                 :    Diisi uraian ringkas tentang isi surat

Kolom Lampiran                    :    Diisi jumlah lampiran yang terdapat pada surat

Kolom Dari                            :    Diisi instansi mana surat itu berasal

Kolom Kepada                       :    Diisi kepada siapa surat itu ditunjukan

Kolom Tanggal Surat             :    Diisi tanggal surat masuk / keluar

Kolom Nomor Surat               :    Diisi nomor surat masuk / keluar

Kolom Pengolah                     :    Diisi dengan unit kerja instansi yang bersangkutan yang akan menangin surat tersebut

Kolom Paraf                           :    Proses ini dilakukan setelah surat tersebut disampaikan pada unit kera, maka penerimanya harus memberikan parafnya sebagai tanda surat telah diterima. Atau bias dikatakan bahwasannya penggunaan kartu kendali memiliki fungsi juga sebagai buku ekspedisi

Kolom Catatan                       :    Diisi bila adanya suatu penjelasan terhadap surat tersebu, seperti lampiran tidak ada dan disurat di katakana ada atau tidak lengkapnya surat.

Urutan pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali, sebagai berikut :

1.  Surat penting diserahkan kepada suatu kerja pengarah untuk diprses lebih lanjut

2.  Oleh satuan kerja pengarah, surat ini dilampirkan tiga lembar kartu kendali atau sehelai lembar disposisi

3.  Apabila lembar I, II, III telah diisi, maka lembar I (warna Putih) ditinggal pada pengarah

4.  Lembar II ( warna Kuning) dan III (warna merah) disampaikan pada unit pengolah untuk disampaikan.

5.  Kartu kendali lembar III ( warna merah) disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah,  dan lembar II ( warna Kuning) kembali pada pengarah untuk disimpan di bagian kerasipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah

6.  Untuk surat pribadi bersifat dinas, harus di kembaliakn kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. Apabila termasuk surat penting, pemrosesnya hendaknya menggunakan kartu kendali.

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

Surat Masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sisten pengurusan surat masuk dan keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan dilingkunag TNI.

1.  Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

a.  Penerimaan surat

b.  Penyortiran surat

c.  Pencatatan surat

    Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda berpasangan.

   Buku agenda surat masuk,  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima

    

No.	Tanggal Terima	Terima Dari	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Lampiran	Diteruskan Kepada	Ket.
1.	5 Januari  2012	PT. Sejahtera Jl. Raya Bogor, KM. 29 Jakarta	2 Januari 2012 002/A/1/12	Pesanan	1 Lembar	Direktur Pmasaran	-
2.	10 Januari 2012	Bank BCA Jl. Margonda Raya, Depok	9 Januari 2012 12/U/I/12	Penawaran Layanan	1 Berkas	Kepala Bagian Keuangan	-

     Buku agenda Verbal (surat Keluar),  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

 No.

	Nomor Surat	Tanggal Surat	Dikirimkan kepada	Perihal	Lampiran	Ket.
1.	001/B/1/12	6 Januari  2012	Kantor Pajak, Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-
2.	002/A/1/12	6 Januari  2012	PT Sejahtera Jl. Raya Bogor KM 29, Jakarta	Pengiriman Barang	1 Berkas	Berhubungan dengan surat  masuk No.02/A/1/12

     Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No.	Tangagal Terima/Kirim	Tanggal dan No. Surat	M/K	Dari/Kepada	Perihal	Lampiran	Ket
1.	5 Januari 2012	2 Januari 2012 002/A/1/12	M	PT Sejahtera Jl. Raya Bogor KM 29, Jakarta	Pesanan	1 Lemabar	-
2.	6 Januari 2012	6 Januari 2012 001/B/I/12	K	Kantor Pajak, Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-

d.  Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi.

     Contoh Lembar Disposisi

Rahasia                                       Penting                                               Rutin

No. Agenda : ….………….      Tanggal Penyerahan Tanggal        : ……………..      …………………...

Perihal         : .…………… Tanggal       : ……………. Asal            : ……………..

Instansi/Informasi                                            Diteruskan : 1.      ………………………….. 2.      ………………………….. 3.      …………………………..

Catatan : …………………………………………………………………………………

    

Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)

ROUTING SLIP Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini: Surat Nomor        :   152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012 Dari/bagian          :   Personalia
Dikirim Kepada		Hal Tindakan			Tgl. Terima	Tgl. Selesai diteruskan	Paraf
Nama	Bagian	Mengetahui	Jawaban/ Laporan	Usulan/ saran
Diana Anung	Kuangan Logistic				6-01-12 9-01-12	09-01-12 11-01-12
Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012 Jakarta, 11 Janauri 2012 Kepala …………………….

 e.  Penyampain surat, di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.

      Format buku ekspeisi

    

No	Tanggal Terima	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Ditunjukan Kepada	Nama Penerima	Tanda Tangan
1	6 Januari 2012	2 Januari 2012 002/B/I/2012	Pesanan	Ardien, SE	Mety

f.  Penyimpanan surat