MENANGANI SURAT MASUK

MENANGANI SURAT MASUK

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1.  Sistem buku agenda

2.  Sistem kartu kendali

1.  Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

a.  Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman

b.  Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c.  Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a.  Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

b.  Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

c.  Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

d.  Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e.  Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat

f.  Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

g.  Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan

h.  Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat:

a.  Penerimaan surat

Biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di bagian depan (front office), seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat sudah diterima

b.  Penyortiran

Setelah surat di terima selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju

c.  Pengagendaan/pencatatan surat

d.   

2.  Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a.  Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

b.  Ciri-ciri kartu kendali

1)  Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)  Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

c.  Keuntungan menggunakan kartu kendali

-          Lebih efisien dibanding buku agenda

-          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

-          Menghilangkan pencatatan berulang

-          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

-          Memudahkan penyusunan arsip

-          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

d.  Kolom kartu kendali

-          Indeks: Diisi indeks surat

-          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

-          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

-          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

-          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

-          Perihal: Diisi hal surat

-          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

-          Lampiran: Lampiran surat

-          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

-          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

-          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

-          No surat: Diisi nomor surat

-          Pengolah: Diisi unit pengolah

-          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

e.  Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali

1.  Penerima surat

a.  Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan

b.  Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan.

c.  Membuka surat,mengelompokkan  dan menstempel surat .

2.  Pencatat Surat

a.  Membuka amplop surat dinas

b.  Untuk surat dinas non rahasia

Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas

Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut :

a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua  yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat,

b.   Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud)

     b.   Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar  pengantar kedua diambil dan simpan di untuk  kearsipan .

     c.   Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk

     d.   Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi .

     e.   Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

    

3.   Pengendali surat

     a.   Surat,KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat ,yaitu pimpinan unit kearsipan.

     b.   Selanjutnya, surat,KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.

     c.   Apabila surat,KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan ,KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis.

     d.   Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file  secara kronologis.

     e.   Surat ,KKSM dan lembar disposisi  putih diserahkan kepada unit pengolah .Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.

      

4.   Pengarah surat

     a.   Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat

     b.   Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks dan isi ringkat

     c.   Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi.

     d.   Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi ,kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian .

     e.   Surat,KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi  disposisi oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada petugas  unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim

5.   Pengirim surat

     Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat

     a.   Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.

     b.   Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah ,kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.

6.   Penyimpan surat

     a.   Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit  pengolah.

     b.   Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.

     c.   Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi ,maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis

     d.   Menyimpan lembar  disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis

     e.   Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.

Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah 

a.   Tata Usaha Unit Pengolah, fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian ,sesksi,

b.   Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris ,kepala bidang/bagian,seksi tata usaha dan kepala seksi.

c.   Unit/Unsur pelaksana ,yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf,petugas center file.