KEPRIBADIAN SEKRETARIS

Pembukaan

Tidak berlebihan jika banyak pihak mengatakan bahwa keberadaan dan peran sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya.Bahkan peran sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan.Dengan demikian,pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terus-menerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang professional.Upaya pengembangan sekretaris tidak hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penguasaan pengetahuan dan keterampilan saja, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan sikap mental.

Kepribadian Sekretaris Profesional

Kepribadian sering diidentikan dengan identitas seseorang, baik yang menyangkut watak,sifat,perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang mengaktualisasikan jati dirinya.Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus-menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris.Kepribadian sekretaris professional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini.

1. Mengenal dirinya dengan baik
Untuk mengenal dirinya dengan baik, sekretaris harus jujurdalam menilai diri sendiri.Misalnya dalam menjawab pertanyaan seperti : “Apakah Anda dapat dipercaya pimpinan dan rekan kerja Anda? ”Mengenal diri sendiri dengan baik berarti mau menerima kekurangan dan kelebihan yang ada pada dirinya,dan berusaha untuk menyempurnakan kekurangan tersebut serta meningkatkan kelebihan yang ada pada dirinya.Hal ini membawa sekretaris untuk berfikir optimis,positif dan menghargai orang lain.
Untuk mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya dengan positif, sekretaris tidak boleh membiarkan kekurangan mendominasi dirinya.
ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini:

o Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan tugas sekretaris.
o Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.
o Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri.
o Terbuka dengan rekan kerja Anda.
o Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan
Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan.

2. Siap untuk menerima kritik
Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa.
Ada beberapa kiat menerima kritik:
o Jangan bersikap reaktif terhadap kritik yang kita terima
o Mintalah saran atau nasihat dari orang lain
o Harus tenang dan jujur mengakui
o Mau belajar dari kesalahan yang dibuat
o Penuh perhatian kepada pimpinan dan rekan lainnya
o Bersikap terbuka

Pola Pikir Sekretaris Profesional
1 Berfikir positif
Berfikir positif merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan kacamata positif sehingga menghasilkan sesuatu yang positif pula.Sekretaris harus memiliki cara berpikir yang positif karena sekretaris merupakan orang yang terdekat dengan pimpinan dan berhadapan dengan pihak luar, termasuk relasi.
Beberapa contoh perbandingan sekretaris yang mampu berpikir positif dan negatif.

Pikiran Negatif =>

- Pimpinan tidak menyukai saya

- Saya gagal melakukan tugas
- Saya takut terlalu muda untuk memimpin rapat.
Pikiran Positif =>
- Saya akan berusaha semaksimal mukin agar pimpinanmengetahui potensi saya dan menyukai
saya karena kemampuan saya.
- Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi.
- Saya memang masih muda dan belum berpengalaman tapi saya akan berusaha keras untuk memimpin rapat.

2 Berfikir konstruktif
Berfikir konstruktir berarti membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun, dan memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.
Contoh berikut ini untuk mengembangkan berfikir konstruktif.
Berfikir Negatif =>

- Saya akan bekerja semaksimal mungkin
- Saya gagal tetapi akan saya mencoba lagi .
Berfikir PositiF =>
- Untuk bekerja maksimal saya harus mencari metode baru untuk melakukan tugas.
- Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal.

Dengan berfikir konstruktif, kita tidak terjebak dengan hal-hal yang sama namun senantiasa memikirkan bagaimana saya mampu menghasilkan karya yang terbaik.

3 Berfikir efektif
Berfikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kecakapan yang dimilikinya.Sekretaris harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.

Prilaku Sekretaris Profesional
1 Pola bekerja yang efesien
Bekerja secara efesien berarti mengembangkan cara kerja yang sederhana dan cepat,menghemat biaya dan tenaga, serta menggunakan sarana yang dapat mempercepat pelaksanaan tugas.Pola kerja efisien senantiasa memikirkan dan berdasarkan pertimbangan bagaimana melakukan tugas dengan cara termudah,cara paling ringan, paling cepat,dan paling murah.

2 Membangun hubungan baik dengan berbagai pihak
Salah satu ciri sekretaris profesional adalah sekretaris mampu membuka diri dan membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak.Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang paling dekat dengan pimpinan dan harus slalu siap membantu.Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan untuk mengembangkan pola hubungan yang baik dengan berbagai pihak meliputi berikut ini.
o Kemampuan memberikan perhatian
o Kemampuan berbicara jelas dan langsung pada tujuan
o Menampakan wajah yang ramah
o Kemampuan bersikap terus terang
o Kemampuan memahami orang lain
o Terbuka dengan kritik
o Memiliki daya tanggap yang baik
o Mampu menjaga rahasia
o Menampakkan perasaan yang tulus
o Kemampuan menjadi pendengar yang baik

PENAMPILAN SEKRETARIS PROFESIONAL
Penampilan seorang sekretaris mencerminkan seberapa potensialnya pekerjaan yang dikerjakannya karena sekretaris pasti akan bertemu muka dengan calon klien dan akan menemani pimpinan dalam mengerjakan bisnis.
Beberapa faktor yang mencerminkan penampilan sekretaris adalah:

o Pembawaan lahir
o Kesehatan mental dan fisik
o Kebersihan pribadi
o Latar belakang ekonomi sosial budaya
Sekretaris yang bangga akan pekerjaannya dan ingin perusahaan tempat ia bekerja sukses maka cara berpakaiannya pun harus menciptakan kesan yang menyenangkan dan tepat pada tempat, waktu dan suasana.
Beberapa contoh pekerjaan serta pakaian kerja yang cocok adalah sebagai berikut :

- Public Relation.Dandanan yang ceria dan lebih modis karena akan menciptakan kesan yang konservatif
- Biro Iklan. Blazer merupakan pakaian yang paling tepat untuk mengimbangi rekan pria dengan pakaian berdasi.
- Retail Sales. Bisa berpakaian lebih casual,lebih mengikuti trend tetapi dengan dandan yang tidak berlebihan dan mencolok.
- Bank,Kantor Hukum,Asuransi. Setelan dengan rok selutut atau dibawah lutut dengan warna yang konservatif merupakan pilihan yang cocok.Ditambah dengan tatanan rambut rapid an rias wajah yang wajar.
Untuk penghematan dalam memilih pakaian kerja ada 13 petunjuk dalam perencanaan koleksi pakaian,yaitu:

- Jangan percaya pada “Jatuh cinta pada pandangan pertama”
- Jangan memilih pakaian jadi dengan warna apa saja.
- Belilah pertama-tama pakaian yang utama
- Rencanakan untuk mengadakan perubahan pakaian
- Kembangkan satu warna dasar tiap pakaian,lebih bagus warna gelap atau warna netral
- Hindari membeli barang imitasi dan murah
- Belilah aksesori yang bagus saja
- Cobalah lebih dahulu
- Pahami harga
- Hati-hati dengan barang yang “high style” pilihlah barang klasik
- Batasi warna yang cemerlang

KARAKTER SEKRETARIS PROFESIONAL

Selain penampilan, ketrampilan berkarakter perlu dikuasai seorang sekretaris professional.Hal ini berguna untuk mengetahui bebera[a sifat,pimpinan menghendaki sekretarisnya memiliki suatu sifat,yakni:
- Semangat besar (Enthusiasm)
- Loyalitas
Berarti sekretaris bertindak seolah-olah benar-benar mempercayai perusahaannya.
- Inisiatif
- Dapat dipercaya (Reability)
- Kecakapan berorganisasi
- Kestabilan emosi
- Kerahasiaan (Confidential)
- Pentingnya produltifitas (Importance of Productivity)
- Penyesuaian diri dengan perubahan
- Mengevaluasi diri sendiri

KUALIFIKASI PERORANGAN SEKRETARIS PROFESIONAL

Pernah dengar betapa berharganya seorang sekretaris bagi pimpinan ? Ini karena sekretaris sangat mengetahui sifat-sifat,kelebihan serta kekurangan sekretaris.
Ini juga yang menyebabkan betapa pentingnya sosok sekretaris bagi pimpinan:

- Seorang sekretaris bahus bijaksana (tactful)
- Sekretaris harus memiliki sikap bisa mengantisipasi
- Sekretaris harus memiliki sikap “follow through”
- Sekretaris harus tau bagaimana merencanakan pekerjaannya
- Harus dapat diandalkan dan dipercaya (Dependable)
- Harus mencerminkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan
- Harus dapat menyimpan rahasia (Must be keep a secret)
- Sekretaris harus tampak paling baik
- Harus tahu bagaimana caranya bicara yang baik
- Harus bisa menghemat biaya
- Harus memiliki bermacam-macam minat
- Harus menjadi seorang yang tulus dan iklas
- Harus memiliki pemikiran sendiri
- Harus memiliki rasa menghargai

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)

Tips Menjadi Sekretaris Yang Baik
1. Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.

4. Tidak Gaptek
Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.

6. Mampu Berbahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.

7. Mempelajari Karakter Boss
Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.

8. Mempunyai Etika yang Baik
Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.

10. Seorang Sekretaris Harus SMART

PENGERTIAN SEKRETARIS

Sekretaris adalah seseorang yang pekerjaannya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan. Seperti menerima surat masuk, menangani janji, menangani telepon, dll.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional :

1.     Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4.     Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5.      Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6.     Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7.     Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8.     Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9.     Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting