mengelola data dan informasi di tempat kerja

mengelola data dan informasi di tempat kerja

MENGELOLA DATA/INFORMASI DI TEMPAT KERJA

1.      Pengertian Data/Informasi
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah  data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalahpengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.

Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalahdata yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan

George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:

1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan makainformasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.

2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.

3. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.

4. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.

5. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.

6. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.


2.      Cara Mengolah Data Menjadi Informasi
Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi :

1. Orginating-Recording (Pencatatan)
Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.

2.   Classifiying (Klasifikasi)
Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan

3.   Sorting (Penyusunan)
Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya urutkan menurut kode klasifikasinya

4.   Calculating (Perhitungan)
Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan-perhitungan atau disebut Calculating

5.   Summarizing (Penyusunan Laporan)
Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi

6.   Storing (Penyimpanan)
Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen.

7.  Retrieving (Pencarian)
Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan computer.

8. Communicating (Komunikasi )
Dalam proses olah data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.

9. Reproducing (Penggandaan )
Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape

BUKU EKSPEDISI

buku ekspedisi

Buku Ekspedisi disebut  juga “Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur. Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu:

1.      Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.

2.      Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja.

3.      Buku ekspedisi local yang digunakan untuk  membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor.

Kegunaan buku ekspedisi antara lain:

1.      Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju.

2.      Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan

3.      Untuk menghormati yang dikirim.

Contoh buku ekspedisi:

No.	Tanggal Kirim	Surat yang diserahkan			Alamat	Tanda Tangan Penerima
		Tgl	Nomor	Banyak
a	b	c	d	e	f	g

Keterangan:

a.      Untuk menulis nomor surat yang diserahkan

b.      Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang dikirim

c.      Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan

d.      Diisi dengan nomor surat yang diserahkan

e.      Diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan

f.       Untuk menulis kepada siapa surat itu diserahkan

g.      Tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang meneriam penyerahan, kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan.

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

 

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

surat sistem buku agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;

• Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
• Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
• Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

• Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
• Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
• Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
• Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
• Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
• Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
• Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
• Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.

Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

format buku agenda tunggal

Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

Berikut Format lembar disposisinya:

lembar disposisi

Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

MENANGANI SURAT MASUK

MENANGANI SURAT MASUK

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1.  Sistem buku agenda

2.  Sistem kartu kendali

1.  Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

a.  Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman

b.  Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c.  Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a.  Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

b.  Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

c.  Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

d.  Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e.  Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat

f.  Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

g.  Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan

h.  Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat:

a.  Penerimaan surat

Biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di bagian depan (front office), seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat sudah diterima

b.  Penyortiran

Setelah surat di terima selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju

c.  Pengagendaan/pencatatan surat

d.   

2.  Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

a.  Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

b.  Ciri-ciri kartu kendali

1)  Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)  Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

c.  Keuntungan menggunakan kartu kendali

-          Lebih efisien dibanding buku agenda

-          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

-          Menghilangkan pencatatan berulang

-          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

-          Memudahkan penyusunan arsip

-          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

d.  Kolom kartu kendali

-          Indeks: Diisi indeks surat

-          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

-          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

-          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

-          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

-          Perihal: Diisi hal surat

-          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

-          Lampiran: Lampiran surat

-          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

-          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

-          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

-          No surat: Diisi nomor surat

-          Pengolah: Diisi unit pengolah

-          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

e.  Prosedur pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali

1.  Penerima surat

a.  Surat-surat yang masuk diterima petugas penerima surat kemudian surat disortir untuk dikelompokkan

b.  Meneliti kebenaran alamat surat ,apabila salah alamat langsung dikembalikan.

c.  Membuka surat,mengelompokkan  dan menstempel surat .

2.  Pencatat Surat

a.  Membuka amplop surat dinas

b.  Untuk surat dinas non rahasia

Apabila alamat pengirim tidak tercantum dalam surat dinas maka sampul diikut sertakan bersama surat dinas

Apabila surat rahasia atau pribadi ,maka cara penanganannya sebagai berikut :

a. urat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar rangkap dua  yang diisi informasi pada kolom tujuan surat (kepada),no urut pencatatan surat,asal surat,tanggal surat dan nomor surat,

b.   Surat rahasia atau pribadi dan lembar pengantar rangkap 2 diserahkan kepada tujuan surat(pada unit pengolah yang dimaksud)

     b.   Apabila surat rahasia dan lembar pengantar rangkap 2 sudah diterima oleh petugas /TU unit pengolah dan diparaf pada lembar pengantar ,kemudian lembar  pengantar kedua diambil dan simpan di untuk  kearsipan .

     c.   Untuk kategori surat dinas non rahasia dilampiri dengan kartu kendali surat masuk

     d.   Surat dinas dan KKSM dilampiri lembar disposisi rangkap dua yang sudah diisi .

     e.   Setelah selesai ,surat dikembalikan pada petugas pengendalian surat

    

3.   Pengendali surat

     a.   Surat,KKSM rangkap dua dan lembar disposisi rangkap dua diserahkan pada pengarah surat ,yaitu pimpinan unit kearsipan.

     b.   Selanjutnya, surat,KKSM dan lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan instansi untuk mendapatkan disposisi.

     c.   Apabila surat,KKSM dan lembar disposisi sudah diisi disposisinya oleh pimpinan instansi maka surat besert KKSM diteruskan ,KKSM ketiga ditata dan disimpan secara kronologis.

     d.   Menyimpan lembar disiposisi kedua kedalam tickler file  secara kronologis.

     e.   Surat ,KKSM dan lembar disposisi  putih diserahkan kepada unit pengolah .Apabila KKSM kedua sudah diparaf oleh petugas TU unit pengolah maka diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.

      

4.   Pengarah surat

     a.   Menerima surat dinas yang sudah disertai KKSM (rangkap dua) dan lembar disposisi (rangkap dua) dari pengendali surat

     b.   Meneliti kebenaran kode klasifikasi ,indeks dan isi ringkat

     c.   Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi.

     d.   Setelah surat diisi disposisi oleh pimpinan instansi ,kemudian menentukan unit pengolah KKSM sesuai informasi pada lembar disposisi serta membubuhi paraf dan tanggal penyelesaiannya pada kolom tanggal penyelesaian .

     e.   Surat,KKSM dan lembar disposisi yang sudah lengkap diisi  disposisi oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada petugas  unit kearsipan (pengendali surat) untuk dikirim

5.   Pengirim surat

     Kegiatan yang dikaukan pada bagian pengirim surat

     a.   Menerimq surat dinas dan KKSM rangkap dua dan lembar disposisi warna putih dari unit keasipan untuk segera diserahkan ke unit pengolah yang dituju.

     b.   Setelah surat dinas beserta KKSM rangkap dua dan lembar disposisi diterima dan KKSM kedua diparaf oleh petugas TU unit Pengolah ,kemudian KKSM diambil untuk diserahkan kembali kepada petugas di unit kearsipan.

6.   Penyimpan surat

     a.   Menerima KKSM yang sudah diparaf oleh petugas TU unit  pengolah.

     b.   Menyimpan KKSM kedua pada kotak kartu kendalidan disesuaikan dengan kronologis.

     c.   Apabila surat masuk merupakan surat rahasia /pribadi ,maka lembar pengantar disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronolofis

     d.   Menyimpan lembar  disposisi kedua pada kotak tickler file disusun secara kronologis

     e.   Melakukan layanan pengecakan informasi surat masuk melaui KKSM dan lembar pengantar maupun lembar disposisi.

Prosedur Surat Masuk di Unit Pengolah 

a.   Tata Usaha Unit Pengolah, fungsi ini dilaksanakan oleh staf tiap-tiap bidang /bagian ,sesksi,

b.   Pimpinan Unit Pengolah fungsi ini dilaksanakan oleh sekretaris ,kepala bidang/bagian,seksi tata usaha dan kepala seksi.

c.   Unit/Unsur pelaksana ,yaitu kepala sub bagian/sub bidang/sub seksi/urusan dan staf,petugas center file.

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

Sistem kartu kendali disebut juga dengan sstem pola baru. Dimana system ini dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang memeliki volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Sedangkan kartu kendali sendiri merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampain, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sfungsi kartu kendali, sebagai berikut :

Ø  Sebagai alat pengendali  surat masuk atau surat keluar

Ø  Sebagai pelacak surat

Ø  Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

Ø  Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :

Lebih efesien dapat membedakan sifat surat (peting, biasa dan rahasia ) karena lembarannya berbeda

Ø  Menghilangkan pencatatan yang berulang

Ø  Mudah melacak lokasi surat yang sedang dip roses

Ø  Memudahkan penyusunan arsip

Ø  Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Format kartu kendali dan cara pengisiannya

Kartu  kendali berukuran 10 cm x 15 cm dimana terdiri dari 3 lembar dan biasannya dicetak menggunakan carbon copy.

Indeks         : Sejahtera, PT	Tgl                      :  05 November 2012 No. Urut             :  1             M/K : M	Kode  : Se
Isi Ringkas :  Pesanan barang                        10 Unit Komputer Merek Toshiba                        10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran   : 1 Lembar	Tgl. Surat        :  03 November 2012	No. Surat : 13/A/XI/12
Dari            :  PT Sejahtera, Jl. Raya Cempaka Putih No 123 Jakarta Pusat
Kepada      :  PT Genta Nusa Jl. Raya Pusaka Abadi No 12 Jakarta Selatan
Pengolah    :  Bagian Keuangan		Paraf   :
Catatan      :  -

Kolom Indeks                        :    diisi dengan masala surat, sesuai dengan system penyimpanan.

Kolom Tgl, No Urut, M/K     :    diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat, sedangkan nomor urut diisi dengan nomor urut pada saat hari itu, kemudian ika M dilingkari dimaksudkan bahwasannya surat tersebut terasuk surat masuk.

Kolom Kode                          :    Diisi berdasarkan sesuai kode indeks yang digunakan

Kolom Isi Ringkas                 :    Diisi uraian ringkas tentang isi surat

Kolom Lampiran                    :    Diisi jumlah lampiran yang terdapat pada surat

Kolom Dari                            :    Diisi instansi mana surat itu berasal

Kolom Kepada                       :    Diisi kepada siapa surat itu ditunjukan

Kolom Tanggal Surat             :    Diisi tanggal surat masuk / keluar

Kolom Nomor Surat               :    Diisi nomor surat masuk / keluar

Kolom Pengolah                     :    Diisi dengan unit kerja instansi yang bersangkutan yang akan menangin surat tersebut

Kolom Paraf                           :    Proses ini dilakukan setelah surat tersebut disampaikan pada unit kera, maka penerimanya harus memberikan parafnya sebagai tanda surat telah diterima. Atau bias dikatakan bahwasannya penggunaan kartu kendali memiliki fungsi juga sebagai buku ekspedisi

Kolom Catatan                       :    Diisi bila adanya suatu penjelasan terhadap surat tersebu, seperti lampiran tidak ada dan disurat di katakana ada atau tidak lengkapnya surat.

Urutan pengurusan surat masuk dengan system kartu kendali, sebagai berikut :

1.  Surat penting diserahkan kepada suatu kerja pengarah untuk diprses lebih lanjut

2.  Oleh satuan kerja pengarah, surat ini dilampirkan tiga lembar kartu kendali atau sehelai lembar disposisi

3.  Apabila lembar I, II, III telah diisi, maka lembar I (warna Putih) ditinggal pada pengarah

4.  Lembar II ( warna Kuning) dan III (warna merah) disampaikan pada unit pengolah untuk disampaikan.

5.  Kartu kendali lembar III ( warna merah) disatukan dengan surat yang akan diselesaikan oleh satuan kerja pengolah,  dan lembar II ( warna Kuning) kembali pada pengarah untuk disimpan di bagian kerasipan sebagai pengganti surat asli yang sedang diproses oleh satuan kerja pengolah

6.  Untuk surat pribadi bersifat dinas, harus di kembaliakn kepada satuan kerja pengarah untuk diproses lebih lanjut. Apabila termasuk surat penting, pemrosesnya hendaknya menggunakan kartu kendali.

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

Surat Masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sisten pengurusan surat masuk dan keluar terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali (sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan dilingkunag TNI.

1.  Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

a.  Penerimaan surat

b.  Penyortiran surat

c.  Pencatatan surat

    Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda berpasangan.

   Buku agenda surat masuk,  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima

    

No.	Tanggal Terima	Terima Dari	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Lampiran	Diteruskan Kepada	Ket.
1.	5 Januari  2012	PT. Sejahtera Jl. Raya Bogor, KM. 29 Jakarta	2 Januari 2012 002/A/1/12	Pesanan	1 Lembar	Direktur Pmasaran	-
2.	10 Januari 2012	Bank BCA Jl. Margonda Raya, Depok	9 Januari 2012 12/U/I/12	Penawaran Layanan	1 Berkas	Kepala Bagian Keuangan	-

     Buku agenda Verbal (surat Keluar),  buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

 No.

	Nomor Surat	Tanggal Surat	Dikirimkan kepada	Perihal	Lampiran	Ket.
1.	001/B/1/12	6 Januari  2012	Kantor Pajak, Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-
2.	002/A/1/12	6 Januari  2012	PT Sejahtera Jl. Raya Bogor KM 29, Jakarta	Pengiriman Barang	1 Berkas	Berhubungan dengan surat  masuk No.02/A/1/12

     Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No.	Tangagal Terima/Kirim	Tanggal dan No. Surat	M/K	Dari/Kepada	Perihal	Lampiran	Ket
1.	5 Januari 2012	2 Januari 2012 002/A/1/12	M	PT Sejahtera Jl. Raya Bogor KM 29, Jakarta	Pesanan	1 Lemabar	-
2.	6 Januari 2012	6 Januari 2012 001/B/I/12	K	Kantor Pajak, Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-

d.  Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi.

     Contoh Lembar Disposisi

Rahasia                                       Penting                                               Rutin

No. Agenda : ….………….      Tanggal Penyerahan Tanggal        : ……………..      …………………...

Perihal         : .…………… Tanggal       : ……………. Asal            : ……………..

Instansi/Informasi                                            Diteruskan : 1.      ………………………….. 2.      ………………………….. 3.      …………………………..

Catatan : …………………………………………………………………………………

    

Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip)

ROUTING SLIP Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini: Surat Nomor        :   152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012 Dari/bagian          :   Personalia
Dikirim Kepada		Hal Tindakan			Tgl. Terima	Tgl. Selesai diteruskan	Paraf
Nama	Bagian	Mengetahui	Jawaban/ Laporan	Usulan/ saran
Diana Anung	Kuangan Logistic				6-01-12 9-01-12	09-01-12 11-01-12
Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012 Jakarta, 11 Janauri 2012 Kepala …………………….

 e.  Penyampain surat, di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.

      Format buku ekspeisi

    

No	Tanggal Terima	Tanggal dan No. Surat	Perihal	Ditunjukan Kepada	Nama Penerima	Tanda Tangan
1	6 Januari 2012	2 Januari 2012 002/B/I/2012	Pesanan	Ardien, SE	Mety

f.  Penyimpanan surat